پيگيري مداوم كار

پروژه تعريف مي‌شود. مسئولي براي آن تعيين مي‌شود. تيمي براي انجام آن بسته مي‌شود. جلسات آشنايي و توجيه گذاشته مي‌شود تا كار براي همه دقيق و روشن شود. فعاليت‌ها جزيي مي‌شود، deadlineها تعيين مي‌شود و تقسيم كار صورت مي‌گيرد.

حالا فقط مانده انجام كارهايي كه به عهده افراد قرار گرفته‌است. هر كس بايد مسئوليتي را كه به عهده گرفته در تاريخ معيني به انجام برساند تا همه نتايج در كنار هم قرار گرفته و كار تيم را پيش ببرد.

آن‌چه در اين مدت بسيار اهميت دارد پيگيري كار توسط فردي است كه مديريت تيم را بر عهده دارد. اين چيزي است كه در بيشتر موارد ناقص و غلط انجام مي‌شود. در خيلي از موارد مي‌بينيم كه تيم تا فرا رسيدن deadline به حال خود رها مي‌شود. و تنها زماني كه deadline فرا مي‌رسد مسئول تيم انجام شدن يا نشدن كار را پيگيري مي‌كند. و احتمالا در خيلي از موارد هم با انجام نشدن كار مواجه مي‌شود. به خاطر سرشلوغ بودن افراد، به خاطر توجيه نبودن نسبت به كار يا حتي در اثر فراموشكاري! دلايل كوچكي كه عواقب بزرگي در پي دارد!

راه حل ماجرا پيگيري حين كار است. مسئول تيم بايد قدم به قدم از كارها مطلع باشد و روند پيشرفت كار تك تك افراد را در نظر داشته باشد. از همه مهم تر اين كه به افراد براي انجام كارها انرژي بدهد و براي ادامه كار تشويقشان كند. پيگيري مداوم باعث مي‌شود كه افراد احساس مسئوليت بيشتري نسبت به كارشان داشته باشند. در ضمن مشكل فراموشكاري يا توجيه نبودن هم پيش نمي‌آيد.

اين روزها خيلي به اين موضوع فكر كردم. اين روزها كه deadline تعدادي از كارهايم نزديك مي‌شود بدون آن كه شروعشان كرده باشم، و deadline تعدادي ديگر هم گذشته بدون آن كه انجامشان داده باشم! در هيچ كدام از اين موارد هم مشكلم سرشلوغي يا كمبود وقت نبوده است. كارها انجام نشده‌اند چون حس انجامشان را نداشته‌ام! چون براي انجامشان ترغيب نشده‌ام.

البته در اين ميان كارهايي هم بوده كه به ثمر رسيده است. اما نكته جالب اين است كه اين كارها لزوما فوري يا با اهميت نبوده‌اند! تنها كارهايي بوده‌اند كه پيگيري مداوم داشته‌اند. يعني در اين مدت من به راحتي كارهاي مهم يا با فوريت بيشتر را قرباني كارهاي ديگري كرده‌ام كه پيگيري بيشتري داشته‌اند! مثلا به جاي انجام كاري كه deadlineاش فرداست (اما پيگيري نشده) به انجام كاري پرداخته‌ام كه تا هفته بعد فرصت دارد (اما دايما پيگيري شده)!

در ميان تمام آدم‌هايي كه در طول زندگيم با آن‌ها كار كرده‌ام و مورد مديريت‌شان قرار گرفته‌ام(!) تعداد محدودي را ديده‌ام كه به خوبي كارها را پيگيري كنند.

بيشتر آن‌‌ها پيگيري را به زمان فرا رسيدن deadline موكول مي‌كردند. كم ثمرترين راه كه بيشتر به يك مچ‌گيري مي‌ماند!

برخي پيگيري مداوم را در پيش داشتند. اما فقط پيگيري، نه انرژي دادن و ترغيب و تشويق. راهي ثمر بخش اما آزاردهنده و گاهي اعصاب خردكن! (البته ثمربخش بودنش هم جاي تامل دارد و بسته به افراد مختلف متفاوت است. مثلا درمورد من چندان جواب نمي دهد! با هزار و يك توجيه خودم را از دست اين پيگيري آزاردهنده خلاص مي‌كنم و عطاي كار را به لقايش مي‌بخشم!)

تعداد انگشت شماري را هم ديده‌ام كه بهترين شيوه پيگيري را دارند. (انگشت شمار؟! الان فقط يك نفر را با اين ويژگي مي‌شناسم!) انرژي دادن‌هاي لحظه به لحظه كه در كنارش پيگيري هم صورت مي‌گيرد. جذاب نشان دادن كار كه باعث مي‌شود افراد با اشتياق زياد به سراغ انجام كار بروند و نيازي به كوچكترين فشار پيگيري هم نداشته باشند. تشويق افراد طي روند كار حتي براي برداشتن گامي كوچك در راه هدف. ثمربخش‌ترين راه كه لذت‌بخش‌ترين راه نيز هست!

نكته 1: مسلما آدم‌هايي بين سه دسته فوق هم وجود داشته‌اند. پراكنده در طول يك طيف!

نكته 2: خوب مي‌دانم گفتن اين كه پيگيري مداوم چه مزايايي دارد و انجامش چقدر اهميت دارد آسان است. خوب مي‌دانم دردسر ماجرا عمل كردن به اين حرف است. به خصوص وقتي تعداد افراد تيم زياد باشد ماجرا خيلي پيچيده و انرژي‌بر مي‌شود. ماجرايي است كه خودم هم اين ‌روزها با آن دست و پنجه نرم مي‌كنم!

Advertisements
این نوشته در آموخته‌های من ارسال شده. این نوشته را نشانه‌گذاری کنید.

پاسخی بگذارید

در پایین مشخصات خود را پر کنید یا برای ورود روی شمایل‌ها کلیک نمایید:

نشان‌وارهٔ وردپرس.کام

شما در حال بیان دیدگاه با حساب کاربری WordPress.com خود هستید. بیرون رفتن /  تغییر دادن )

عکس گوگل

شما در حال بیان دیدگاه با حساب کاربری Google خود هستید. بیرون رفتن /  تغییر دادن )

تصویر توییتر

شما در حال بیان دیدگاه با حساب کاربری Twitter خود هستید. بیرون رفتن /  تغییر دادن )

عکس فیسبوک

شما در حال بیان دیدگاه با حساب کاربری Facebook خود هستید. بیرون رفتن /  تغییر دادن )

درحال اتصال به %s